一目でわかる自治体の文書管理－行政文書管理ガイドラインの実践－

Hello Open Filing，Goodbye Cabinet！

１ 事務室の文書を５０％削減せよ！

　01：２７台あった保管庫がたった６台になった
　02：文書の５０％削減は改善目的にならない
　事例報告 Ⅰ＝島根県隠岐の島町のＡＫＦ導入の経緯

２ 最適的な改善手法を評価選別せよ！
　01：分類のコツは，分類の配列の工夫にある
　02：秒単位の「検索」の改善が，億単位の経費節減になる
　事例報告 Ⅱ＝北海道池田町のＡＫＦ導入の経緯

３ 事務室環境を改善せよ！
　01： 机の使い方にもルールがある
　02：事務室から８割の文書を追い出す
　03：年度末に行う文書の棚卸。
これをやらずに新年度は迎えられない

４ 分類を実践せよ！
　01：文書はできるだけ速やかに取り出せるように分類する
　02：分類成果の検証は，達成度確認で客観的に実施する
　03：翌朝フォルダに文書をため込んではいけない

5 ファイル基準表を活用せよ！
　01：管理原則，管理ルールと運用ルール
　02：文書のライフサイクルの管理はファイル基準表で行う
　03：ファイル基準表の記載は担当者自身が行う
　04：書庫は総務課が集中管理する
　05：ファイル基準表は現状を二度記載する

6 書庫の検索性を確保せよ！
　01：書庫での保存文書の検索のしかた
　02：書庫内の保存箱の並べ方，フリーロケーション
　03：保存箱は，フタを通路側に向けて置く
　04：保存箱はあえて特注するという選択肢もある
　05：保存箱には作成年度と保存期間が同じ文書を収納する

7 ファイルサーバを管理せよ！
　01：ファイルサーバの中って，どうなってる？
　02：一昔前の電子文書の管理の方法は，カオスだった
　03：課名や年度はどこに置くのがベターか？
　04：電子文書の保存期間をどう管理すべきか？
　05：電子文書自体にもある固有の課題

8 アーカイブズは職員自ら評価選別せよ！
　01：アーカイブズの基になる資料って何？
　02：そもそも評価選別は誰が行うべきか
　03：評価選別の新たな指標，内と外って何だ？
　04：ファイル基準表を使って評価選別をしてみよう
　05：業務全体から評価選別するってどういうこと？
　06：評価選別した理由も残しておこう

9 最適的なファイル用具を選別せよ！
　01：坂崎くんの大発見 文書を捨てなくても文書を減らせる？
　02：削減とは，究極的には文書の占める床面積を減らすこと
　03：職員の「使いやすさ」を第一に設計されたＢＳフォルダ
ガイドラインは文書管理改善のための教科書

資料 行政文書の管理に関するガイドライン